Часто бывает так, что руководитель ставит перед сотрудниками долгосрочную, сложную и важную задачу. Естественно, что через определенное время он рассчитывает получить результат, но либо получает не тот результат, либо не получает его вовсе. Что же делать в подобной ситуации, где искать виноватого? Чтобы таких инцидентов не возникало, полезной может оказаться система контроллинга.
Этот процесс организует работу системы управления и принятия решений в компании. Оперативный контроллинг занимается внутренними делами организации и краткосрочными задачами, стратегический — охватывает отношения фирмы с ее окружением, касается горизонтов временных. Также существует контроллинг персонала, финансирования, снабжения, затрат. Данный процесс предполагает три этапа (ступени). Первый этап – определение тех или иных показателей, по которым в финале можно будет судить, достигнут ли результат, и так называемых «точек контроля». Если контролировать непрерывно весь процесс, то затраты на систему контроля превысят затраты на процесс производства.
Следующий этап – процесс сравнения полученных результатов и установления определенных стандартов. Здесь определяется масштаб отклонений, и выявляются их причины. Главное в контроллинге – это обязательная обратная связь. Информация о любых причинах отклонений от желаемого результата должна быть своевременной и полной. Информацию нужно обязательно предоставить тому отделу или человеку, который контролирует процесс и заинтересован в ней. Третья ступень – реакция руководителя на ситуацию, которая сложилась. Он может устранить отклонения, которые возникли из-за несоответствия структуры фирмы выполняемым задачам, обновив эту структуру, может и ничего не предпринимать в том случае, если отклонение произошло по какой-либо внешней причине. Еще один путь решения – пересмотр и переосмысление стандартов. Один из самых сложных элементов контроллинга – учёт психологической атмосферы в самом коллективе, системы мотивации персонала. Умеренный контроль, как правило, значительно повышает эффективность работы. Но если взглянуть с другой стороны, люди, которых постоянно контролируют, боятся сделать ошибку настолько, что предпочитают выполнить только минимум, который очерчен их должностными обязанностями, не проявляя при этом инициативы.
Итак, контроллинг может быть успешным только в том случае, если он осуществляется именно самими работниками, а не какими-либо внешними органами. Большую роль играет материальное поощрение и введение корпоративной культуры.